Новости

Снижены ставки по займам

Узнать больше: (4812) 35-08-39


 

8. Программа документального фиксирования информации

8.1. Общие положения

8.1.1. Программа документального фиксирования информации определяет порядок получения и закрепления ЗАО «СЦДР» полученных в результате осуществления контроля сведений (информации) на бумажных и (или) иных носителях информации в целях исполнения законодательства в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма и ПВК по ПОД/ФТ.

Документы и сведения хранятся в ЗАО «СЦДР» не менее пяти лет со дня прекращения взаимоотношений с лизингополучателем (клиентом), совершившем или заявившем о совершении соответствующей операции.

8.1.2. ЗАО «СЦДР» документально фиксирует информацию, полученную в результате осуществления внутреннего контроля в соответствии со статьей 7 Закона № 115-ФЗ, сохраняя ее конфиденциальный характер.

8.1.3. ЗАО «СЦДР» фиксирует информацию о лизинговых сделках, сопряженных с ними операциях и лизингополучателях (клиентах)  таким образом, чтобы:

  • В случае необходимости было возможно воспроизвести детали такой операции (сделки), в том числе сумму операции (сделки), назначение платежа, данные о лизингополучателе, его контрагентах, партнерах и выгодоприобретателях.
  • Они могли быть использованы в качестве доказательства в уголовном, гражданском и арбитражном процессе.

Представление, в целях и в порядке, установленных Законом № 115-ФЗ, в Росфинмониторинг и иные уполномоченные органы сведений и документов в отношении совершаемых ЗАО «СЦДР» и с его участием операциях с денежными средствами и иным имуществом,  не является нарушением служебной и иной тайны.

8.1.4. Программа документального фиксирования необходимой информации распространяется на все лизинговые сделки и сопряженные с  ними операции, совершаемые с участием ЗАО «СЦДР». Все заявленные к проведению лизингополучателями (клиентами) лизинговые сделки и осуществляемые в процессе их совершения операции предварительно анализируются и оцениваются, в том числе, по угрозам возникновения рисков. Сама лизинговая операция, совершается на основании заявления и трехстороннего договора с лизингополучателем и контрагентом (продавцом, поставщиком) имущества, где фиксируется вся исходная информация.

8.1.5. Документирование отношений с лизингополучателем (клиентом) продолжается в течение всего периода действия лизингового договора и в постдоговорной период – если он повторно обращается за услугой лизинга, либо иным образом взаимодействует с ЗАО «СЦДР».

8.1.6. Программа документального фиксирования информации позволяет, по письменным запросам Федеральной службы по финансовому мониторингу и иных компетентных органов  предоставлять информацию по операциям, совершаемым ЗАО «СЦДР».

8.2. Порядок документального фиксирования информации (документов), полученной (полученных) ЗАО «СЦДР» при реализации ПВК по ПОД/ФТ

8.2.1. Информация и сведения, полученные в результате исполнения ПВК по ПОД/ФТ, систематизируются следующим образом:

8.2.1.1. Информация, полученная в результате идентификации лизингополучателя (клиента), его представителя, выгодоприобретателя, бенефициарного владельца – фиксируется в анкете (досье) лизингополучателя (клиента), учитываемой в специальном регистре реестра лизингополучателей ЗАО «СЦДР» в электронном формате. Документы и их копии, предоставленные лизингополучателем (клиентом) на бумажных носителях, хранятся в досье лизингополучателя (клиента), совместно с документами, оформляющими его обслуживание в ЗАО «СЦДР».

Анкета (досье) лизингополучателя (клиента) формируется в электронном виде сотрудником, взаимодействующим с этим соискателем, впоследствии - лизингополучателем (клиентом) при рассмотрении заявления о проведлениии лизимнга до приема на обслуживание в ЗАО «СЦДР», и в дальнейшем – сотрудником, взаимодействующим с этим лизингополучателем (клиентом) в период действия договора лизинга. В анкету (досье) лизингополучателя (клиента) вносятся документы и сведения, полученные в результате осуществления программы идентификации. При распечатке, сведений, содержащихся в анкете (досье) лизингополучателя (клиента), такие сведения заверяются подписью взаимодействующего с лизингополучателем (клиентом) сотрудника, формирующим анкету (досье) на дату распечатки, либо, если в этот период договорные отношения с данным лизингополучателем (клиентом) прекращены -  специальным должностным лицом.

8.2.1.2. Информация, полученная в результате осуществления программы выявления операций, в т.ч.:

а) О лизинговых операциях и сопряженных сделках, подлежащих обязательному контролю в соответствии со статьей 6 Закона № 115-ФЗ – в составленном сотрудником на бумажном носителе или в электронной форме внутреннем сообщении и ФЭС, подготовленном Специальным должностным лицом для направления в Росфинмониторинг в электронном виде или съемном носителе.

б) О лизинговых операциях и сопряженных сделках, характеризующихся хотя бы одним из критериев и (или) признаков повышенного уровня риска, признаков, указывающих на ее необычный характер , признаков, указанных в п. 2 ст. 7 Закона № 115-ФЗ -  в заключении сотрудника на бумажном носителе или в электронной форме, подготовленном для Специального должностного лица.

в) О лизинговых операциях и сопряженных сделках, признанных подозрительными, в том, что они осуществляется в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма (по имеющейся информации и документам в распоряжении ЗАО «СЦДР», из общедоступных источников, в результате проведенного анализа признаков операций, проведенных при идентификации  и изучении лизингополучателя (клиента) - в составленном сотрудником на бумажном носителе или в электронной форме внутреннем сообщении, сообщении, и в ФЭС, подготовленном специальным должностным лицом для направления в Росфинмониторинг в электронном виде или съемном носителе

8.2.1.3. Информация, полученная в результате осуществления программы по замораживанию (блокированию) денежных средств и проведению проверки -  в электронном виде в реестре формализованных электронных сообщений (ФЭС) о принятых мерах по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества лизингополучателей (клиентов) и связанных с ними лиц  и о результатах проверки среди своих лизингополучателей (клиентов) лиц, в отношении которых были приняты меры по замораживанию (блокированию) денежных средств, направленных через «Личный кабинет» ЗАО «СЦДР»  на портале Росфинмониторинга или съемном носителе (возможно хранение дубликата на бумажном носителе).

8.2.1.4. Информация об операциях, приостановленных в соответствии с п. 10, ст. 7 Федерального закона № 115-ФЗ - в электронном виде в реестре формализованных электронных сообщений (ФЭС), направленных через «Личный кабинет» ЗАО «СЦДР» на портале Росфинмониторинга или съемном носителе (возможно хранение дубликата на бумажном носителе).

8.2.1.5. Информация, полученная в результате осуществления программы организации работы по отказу лизингополучателю (клиенту)  в выполнении его распоряжения о совершении операции (сделки) – на бумажном носителе в форме составленного сотрудником внутреннем сообщении и сообщении, составленном специальным должностным лицом  для направления в Росфинмониторинг и в электронном виде в реестре формализованных электронных сообщений (ФЭС, направленных через «Личный кабинет» ЗАО «СЦДР» на портале Росфинмониторинга или съемном носителе (возможно хранение дубликата на бумажном носителе).

8.3.  Порядок хранения информации (документов), полученной (полученных) ЗАО «СЦДР» в результате реализации ПВК по ПОД/ФТ;

8.3.1. ЗАО «СЦДР» учитывает и хранит подлинники и копии документов, полученных в результате реализации ПВК по ПОД/ФТ в электронном формате и на бумажных и (или)  магнитных носителях, обеспечивая следующие режимы хранения:

8.3.1.1. Оригиналы и копии документов зафиксированных в результате осуществления программы идентификации (учредительные документы, документы, выданные налоговыми, регистрирующими и другими государственными органами, документы, удостоверяющие личность, лизингополучателей (клиентов) и связанных с ними лиц, включая документы, подтверждающие наличие у них полномочий выступать лизингополучателю (клиенту) уровне риска и пересмотре этого уровня в период действия договора лизинга, иные документы, касающиеся обслуживания лизингополучателя (клиента) ЗАО «СЦДР», в т.ч. переписка с ним - хранятся в досье лизингополучателя (клиента), не менее пяти лет после завершения взаимоотношений с этим лизингополучателем (клиентом).

8.3.1.2. Помещенные  в досье лизингополучателя (клиента) оригиналы и копии документов о его представителе, выгодоприобретателе (ях), бенефициарном владельце (ах), контрагенте(ах), учредителе (ях) лизингополучателя – юридического лица,   – хранятся не менее пяти лет после завершения после завершения взаимоотношений с этим лизингополучателем (клиентом).

8.3.1.3. Расчетные документы, на основании которых лизингополучатель (клиент) исполнял свои обязательства по договору лизинга хранятся в бухгалтерии и в архиве ЗАО «СЦДР» не менее пяти лет после полного исполнения обязательств или списания задолженностей.

8.3.2. Документы по лизинговым операциям (сделкам), характеризующимся признаками, указывающими на их необычный характер, а также те, в отношении которых были предприняты специальные мероприятия, предусмотренные Законом № 115-ФЗ и ПВК по ПОД/ФТ, хранятся специальным должностным лицом  обособленно - в специальных досье документов, полученных в результате осуществления внутреннего контроля в электронном формате или на бумажных копиях документов – не менее пяти лет завершения взаимоотношений с этим лизингополучателем (клиентом):

8.3.2.1. Оригиналы и копии документов, зафиксированных в результате осуществления программы выявления операций, в т.ч. материалы переписки с лизингополучателем (клиентом), хранятся в электронном виде в закрытом разделе лицевой карточки лизингополучателя (клиента) в специальном регистре реестра лизингополучателей ЗАО «СЦДР», а в бумажных копиях – в архиве специального должностного лица, в досье документов, полученных в результате осуществления программы выявления операций. Указанные документы и сведения, включая сведения о связанных с лизингополучателем (клиентом) лицах,  хранятся не менее пяти лет, после завершения взаимоотношений с этим лизингополучателем (клиентом).

8.3.2.2. Сообщения сотрудников, заключения специального должностного лица, копии информационных сообщений, направленных в Росфинмониторинг, а также квитанции о принятии (непринятии) ФЭС  – хранятся у специального должностного лица в специальном досье сообщений о выявленных операциях, подлежащих обязательному контролю и операциях, в отношении которых возникают подозрения. Электронные версии этих документов хранятся в реестре ФЭС в «Личном кабинете» на информационном портале Росфинмониторинга, в специальном регистре реестра лизингополучателей ЗАО «СЦДР»  и в архиве документов, связанных с осуществлением контроля. Документы хранятся не менее пяти лет после завершения взаимоотношений с лизингополучателем (клиентом),, являющегося субъектом таких сообщений, а в отношении связанных с ним лиц - не менее пяти лет со дня принятия решения о направлении (не направлении) сведений о них в Росфинмониторинг.

8.3.2.3. Распоряжения о мерах по замораживанию (блокированию) денежных средств и иного имущества лизингополучателя (клиента), совместно с документами, на основании которых были применены эти меры, информацией, об отмене этих мер, ФЭС о предпринятых мерах, направленных в Росфинмониторинг, хранятся у специального должностного лица в специальном досье документов, оформляющих решения о замораживании (блокировании) денежных средств не менее пяти лет после завершения взаимоотношений с лизингополучателем (клиентом),  чьи денежные средства или имущество были заблокированы.

8.3.2.4. Отчеты о результатах ежеквартальных проверок наличия среди лизингополучателей (клиентов) организаций и физических лиц, в отношении которых применены либо должны применяться меры по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества, совместно с направленными в Росфинмониторинг ФЭС о результатах таких проверок хранятся специальным должностным лицом в отдельном досье о результатах проверок среди лизингополучателей (клиентов) лиц, в отношении которых применены либо должны применяться меры по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества – не менее пяти лет после завершения каждой такой проверки.

8.3.2.5. Предписания специального должностного лица о временном приостановлении лизинговой операций совместно с документами, характеризующими такую операцию, основания ее приостановления и последующего возобновления, совместно с  направленными в Росфинмониторинг ФЭС, Постановлениями Росфинмониторинга и решениями суда в отношении приостановленной операции, хранятся специальным должностным лицом в специальном досье документов о приостановленных лизинговых операциях не менее пяти лет после завершения взаимоотношений с лизингополучателем (клиентом), в отношении которого было принято решение о приостановлении операций.

8.3.2.6. Служебные записки с резолюцией специального должностного лица об отказе в выполнении распоряжения лизингополучателя (клиента) осовершении операции, совместно с ксерокопиями и (или) электронными копиями документов, на основании которых было принято такое решение, ФЭС направленными в Росфинмониторинг, хранятся специальным должностным лицом  в специальном досье материалов о случаях отказа ЗАО «СЦДР» в в выполнении распоряжения лизингополучателя (клиента) о совершении операции не менее пяти лет после завершения взаимоотношений с лизингополучателем (клиентом), которому было отказано в выполнении распоряжения о совершении операции.

8.3.3. Электронные версии документов хранятся в специальных регистрах в используемой ЗАО «СЦДР» информационной системе «Лизинг».

8.3.4. Журналы учета и регистрации мероприятий по ПОД/ФТ хранятся не менее пяти лет со дня внесения в них последней записи.

8.3.5. Документы, свидетельствующие о прохождении сотрудниками обучения по Программе подготовки и обучения сотрудников ЗАО «СЦДР» в сфере ПОД/ФТ, хранятся в личном деле каждого сотрудника в течение всего времени его работы в ЗАО «СЦДР».

8.3.6. Учет и хранение информации и документов, полученных в результате осуществления внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ осуществляет специальное должностное лицо. Указанные материалы хранятся под грифом «для служебного пользования» с соблюдением установленных в ЗАО «СЦДР» режимов информационной безопасности, защиты персональных данных, конфиденциальности.

8.3.7. Хранение информации и документов осуществляется таким образом, чтобы они могли быть своевременно доступны Банку России, Росфинмониторингу, а также иным органам государственной власти в соответствии с их компетенцией в случаях, установленных законодательством РФ.

8.3.8. В соответствии с абз. 3 ст. 4 Закона № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» сотрудники ЗАО «СЦДР» не вправе информировать лизингополучателей (клиентов) и иных лиц о принимаемых мерах противодействия легализации, в том числе - о предоставлении сведений об осуществляемых операциях в  Федеральную службу по финансовому мониторингу.

8.4.  Описание информационной системы «Лизинг», используемой для обеспечения деятельности ЗАО «СЦДР», в том числе для осуществления внутреннего контроля

8.4.1. Для обеспечения управленческого учета показателей деятельности, в том числе для осуществления внутреннего контроля ЗАО «СЦДР»  используется комплекс программного продукта «Лизинг» адаптированных под специфику деятельности лизинговой компании, позволяющий организовать формирование, учет и оборот электронных документов в связи с осуществлением следующих программ и мероприятий внутреннего контроля:

  • Систематизация идентификационных данных о лизингополучателе (клиенте), полученных в результате первичной идентификации и обновляемых в период действия договора лизинга в электронной форме анкеты (досье) лизингополучателя (клиента), учитываемой в специальном регистре реестра лизингополучатеелй ЗАО «СЦДР». Наряду с данными о лизингополучателе (клиенте), в его анкету (досье) вносятся идентификационные данные всех связанных с ним лиц и фиксируется присвоенный лизингополучателю (клиенту) уровень риска.
  • Сведения, учтенные в анкете (досье) лизингополучателя (клиента), корреспондируются с его лицевой карточкой, где фиксируется история его обслуживания в ЗАО «СЦДЛР», в т. ч. документы и сведения, характеризующие такое обслуживание (договорная документация, сведения о связанных лицах, контрагентах и пр.),
  • Систематизированные в реестре данные из анкеты (досье) лизингополучателя (клиента), регулярно (при каждом обновлении Перечня) сверяются с данными фигурантов перечня, что позволяет оперативно выявить и предупредить угрозы участия в финансовой взаимопомощи в целях обеспечения террористической деятельности.

8.4.2. Функционал информационной системы «Лизинг» позволяет автоматизировать процессы формирования служебных записок, внутренних информационных сообщений, подготовки распорядительных документов формирования, и выгрузки ФЭС, обособленного и сводного учета и хранения (архивации) всех материалов, связанных с осуществлением мероприятий ПОД/ФТ.