3. Приём, регистрация и учёт обращений

3.1. Все поступившие обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления в НК «КПК ВУ «Содействие 2014» .

3.2. В целях учёта поступивших обращений ведётся и заполняется Журнал учёта обращений поступивших в НК «КПК ВУ  «Содействие 2014»¹ (Приложение № 1).

3.3. При поступлении письменного обращения в НК «КПК ВУ  «Содействие 2014»  ему присваивается порядковый номер согласно Журналу и делается отметка о дате поступления.

3.4. При поступлении дубликата обращения или повторного обращения, такому обращению присваивается порядковый номер согласно Журналу, а через дробь указывается номер наблюдательного дела, к которому присоединяется такое обращение.

3.5. После регистрации обращение оформляется в наблюдательное дело (приложение № 2).

На обложке наблюдательного дела в обязательном порядке указывается порядковый номер обращения, номер наблюдательного дела, к которому присоединяется обращение, дата поступления обращения, реквизиты проверки², а также фамилия, имя и отчество заявителя.

3.6. Оформлено наблюдательное дело передаётся Председателю правления НК «КПК ВУ  «Содействие 2014»  для резолюции.

3.7. Согласно резолюции Председателя правления НК «КПК ВУ  «Содействие 2014»  наблюдательное дело с обращением передаётся для рассмотрения исполнителю.

3.8. При рассмотрения обращения все полученные в ходе проверки материалы и документы подшиваются в хронологическом порядке в наблюдательное дело.

В случае, если к обращению приложены подлинники документов, указанные документы в обязательном порядке возвращаются заявителю совместно с направлением ему ответа на поданное обращение, при этом в наблюдательное дело прикладываются их копии.

3.9. После окончания производства проверки по обращению копия ответа заявителю и всем заинтересованным лицам подшивается в наблюдательное дело, после чего последнее передаётся в архив для дальнейшего хранения.

3.9.1. Срок хранения обращений составляет 3 года либо до минования надобности.

3.10. При архивном хранении наблюдательные дела хранятся в коробках и группируются в алфавитном порядке по заявителям.

• < Назад
• Вперёд >